Em qualquer evento que você vá, é importante confirmar sua presença. Com as idas às clínicas e hospitais, isso também não é diferente! A confirmação de consulta é importante, principalmente quando a comunicação do estabelecimento.
Mas o que isso quer dizer? Basicamente, a confirmação de consulta médica deve partir da clínica ou hospital.
Por meio de muitos meios tecnológicos é possível organizar a agenda da melhor forma possível, evitando surpresas. Vamos saber mais sobre o assunto!
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O Que É a Confirmação de Consulta?
A confirmação de consulta é, literalmente, um lembrete ao paciente sobre o agendamento dele por meio de contato direto com ele.
Essa comunicação pode ser feita de diversas formas e pode trazer muitos benefícios, por exemplo, a redução de faltas e lista de espera de pacientes.
Então, por meio de algum tipo de contato, o paciente diz se vai ou não comparecer ao agendamento que ele marcou.
Por Que a Confirmação de Consulta É Importante?
Confirmar a consulta é importante tanto para a clínica como para o paciente. Isso porque, às vezes, quem marcou o agendamento esquece com o passar do tempo. Então, para o cliente é uma forma de lembrá-lo do compromisso.
Para as clínicas, é possível diminuir as faltas e, consequentemente, os custos que elas podem gerar por um paciente que não compareceu.
Ao saber que um cliente não pode ir, a recepção, ou pessoa responsável pelas confirmações, pode ligar para alguém que esteja aguardando um encaixe na agenda.
Como Funciona a Confirmação de Consulta?
Cada clínica pode ter o seu processo definido para confirmação de agendamento. Mas todas elas têm o mesmo objetivo: saber se o paciente vai ou não comparecer na data e hora marcados.
Então, pode ser enviado um lembrete ao paciente em uma data escolhida pela clínica. O contato também pode ser feito por telefone, ligando para o cliente conforme o fluxo do estabelecimento.
Quais São os Benefícios da Confirmação de Consulta para a Sua Clínica?
Depois de entender a importância das confirmação de consulta, é hora de saber os principais benefícios desta prática. Assim, se você ainda não tem esse costume, vai querer implementar este método de organização de agenda. Confira!
Controle de Agenda
Para conseguir organizar melhor a agenda da sua clínica, a confirmação de consulta é um dos melhores métodos.
Confirmando quem vai ou não, e fazendo a fila de espera andar, é possível distribuir melhor os horários de atendimento. Assim, evitando dias mais cheios e outros mais vazios.
Aumento do Faturamento
Não ter paciente no horário da consulta tem um custo, porque os profissionais se disponibilizaram a estar ali para atender.
Por isso, com o remanejamento dos pacientes presentes e faltantes, você pode garantir que todos os horários estejam preenchidos. Dessa forma, mantendo a clínica faturando!
Diminuição de Faltas
Vamos supor que em cada dez pacientes que marcam consultas, pelo menos, dois deles podem faltar. Pode parecer um número pequeno, mas que, somado a todo o período, se torna significativo.
Existem diversos motivos para que eles faltem, se você puder agir em alguns, como o lembrete da consulta, vai diminuir as faltas.
Fidelização de Pacientes
Quando o paciente recebe algum tipo de contato da clínica para lembrá-lo da consulta, ele vai pensar na preocupação empregada ali. O cliente vai perceber o cuidado que o estabelecimento tem com ele e vai se sentir especial.
Até mesmo quando ele não puder ir, a equipe pode sugerir a remarcação, demonstrando ainda mais preocupação.
Quais São os Meios Mais Usados Para a Confirmação de Consulta?
Para realizar a confirmação de consulta no SUS, clínicas e hospitais particulares podem ser usados alguns meios tecnológicos. Cada um deles pode ter um efeito, mas o objetivo é sempre lembrar o paciente do agendamento e saber sua resposta. Separamos os mais comuns.
Ligações
Já não é mais tão comum ligar para alguém em 2022, mas esse método ainda funciona tanto para o paciente marcar a consulta como para a clínica confirmar.
Basicamente, alguém fica responsável por ligar para cada uma das pessoas agendadas em um dia específico.
Os desafios deste método envolvem os custos das ligações, que ainda podem ser elevados, e também a disponibilidade do paciente.
Nem todo mundo atende números desconhecidos ou está com o celular/telefone por perto na hora em que toca.
Envio de SMS
A confirmação de consulta por SMS pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada. O paciente recebe a mensagem de texto que pode ou não exigir resposta.
O ideal é que o cliente deve informar se vai ou não, podendo ser através de um número ou letra.
No caso dos SMS, os desafios são pela quantidade de caracteres, exigindo mensagens menores e objetivas. Outra dificuldade é que as pessoas vejam e respondam este tipo de mensagem.
Talvez, este seja o meio mais eficaz atualmente para confirmar agendamento. A confirmação de consulta pelo WhatsApp não tem limite de caracteres e é mais fácil de ser lida. Isso porque, as pessoas estão o tempo todo com este app aberto. Podem até demorar para responder, mas respondem.
A dificuldade aqui é mínima, concentrada somente em deixar a mensagem bastante clara e mostrar que é preciso respondê-la.
Softwares
Atualmente, existem softwares exclusivos para confirmar a consulta de pacientes.
Eles têm acesso à agenda da clínica e aos contatos dos clientes. Então, pode ser feito por meio de SMS (automatizado), mensagens automáticas no WhatsApp, e-mail automático, etc.
Além disso, caso a confirmação seja feita manualmente, o atendente pode atualizar direto na plataforma a resposta do paciente. Dessa forma, facilitando a visualização e organização da agenda.
Exemplos de Mensagens de Confirmação de Consulta Efetivas
Separamos alguns tipos de mensagens para serem enviadas por texto que trazem bastante efetividade na confirmação de consultas:
“Este é um lembrete da sua consulta no dia 02/09, às 15h, com a Dra. Roberta Mendes. Digite 1 para confirmar ou 2 para cancelar e reagendar.”
“Olá, somos da Clínica e gostaríamos de confirmar a sua consulta agendada para o dia 04/08, às 11h, com o Dr. Pedro.”
“Você tem um agendamento com o Dr. Carlos, no dia 10/05, às 14h. Digite SIM para confirmar ou NÃO para cancelar. É gratuito”.
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Conclusão
A confirmação de consulta pode trazer muitos benefícios para sua clínica.
Veja só, essa é uma atitude simples, que pode ajudar muito na organização da agenda e faturamento do estabelecimento. Implemente os métodos para confirmar o agendamento e mantenha seu fluxo de trabalho em pleno funcionamento!
